Деловая переписка на немецком языке является важной частью профессиональной коммуникации. Правильно составленное письмо может значительно повысить эффективность деловых процессов, улучшить взаимоотношения с партнерами и клиентами, а также продемонстрировать высокий уровень профессионализма.
В данной статье мы рассмотрим основные виды деловых писем, требования к оформлению письма в Германии, структуру, а также приведем примеры и полезные советы по написанию успешных деловых писем.
В Германии деловым письмом (Geschäftsbrief) считается официальная корреспонденция, используемая для коммуникации между компаниями, организациями или индивидуальными предпринимателями.
Деловые письма регулируются определенными стандартами и требованиями, установленными немецким законодательством. Они должны быть формальными, точными и содержать необходимую информацию для достижения цели коммуникации.
В деловой переписке выделяют несколько основных категорий, каждая из которых имеет свою специфику и назначение:
Эти категории охватывают широкий спектр деловой переписки, обеспечивая эффективное и формализованное общение между бизнес-партнерами.
Для написания делового письма требуется хорошее знание немецкого. Наши интенсивные курсы немецкого языка нацелены на то, чтобы вы могли выучить немецкий быстро и легко. Наши опытные преподаватели разработали уникальную методику, с помощью которой каждый сможет освоить немецкий!
Для правильного оформления делового письма в Германии следует соблюдать стандарты DIN 5008, которые регламентируют формат и стиль официальных документов. Эти стандарты помогают обеспечить единообразие и профессиональный вид деловой переписки.
Деловые письма должны быть напечатаны на бумаге формата DIN A4 (210 x 297 мм).
Стандартные поля для деловых писем согласно DIN 5008:
Для того чтобы написать эффективное деловое письмо, важно знать и соблюдать его структуру. Правильно организованное письмо помогает ясно донести сообщение до получателя и показывает профессионализм автора.
В этом разделе мы подробно рассмотрим каждую часть делового письма, обращая внимание на ключевые элементы, которые необходимо учитывать при его составлении.
Шапка письма (Briefkopf) представляет собой верхнюю часть делового письма, которая включает в себя основную информацию об отправителе. Это первый элемент, с которым сталкивается получатель, поэтому важно, чтобы она была оформлена профессионально и аккуратно.
В соответствии с стандартами DIN 5008, шапка должна содержать следующую информацию:
После шапки и перед основной частью следует обратиться к получателю. Приветствие в деловом письме на немецком должно быть формальным и соответствовать контексту деловой переписки. Вот несколько примеров как начать письмо на немецком:
Sehr geehrte Damen und Herren, — Уважаемые дамы и господа, (если получатель не известен или письмо адресовано компании в целом).
Sehr geehrter Herr [Фамилия], — Уважаемый господин [Фамилия], (если известно имя и фамилия мужчины).
Sehr geehrte Frau [Фамилия], — Уважаемая госпожа [Фамилия], (если известно имя и фамилия женщины).
Sehr geehrter Herr Dr. [Фамилия], или Sehr geehrte Frau Dr. [Фамилия], — Уважаемый господин доктор [Фамилия], или Уважаемая госпожа доктор [Фамилия], (если получатель имеет ученую степень).
Основная часть письма (Hauptteil) — это центральный элемент делового письма, в котором излагается основное содержание сообщения. В зависимости от типа письма содержание основной части может варьироваться, но всегда должно быть четким, логичным и структурированным. Важно, чтобы основная часть письма отражала цель письма и содержала всю необходимую информацию для получателя.
Всегда разбивайте основную часть письма на абзацы. Сплошной текст очень сложно читать.
Основная часть письма может включать:
Использование стандартных фраз и клише помогает сделать письмо более профессиональным и понятным для получателя. Мы привели примеры нескольких популярных фраз, которые часто используются в деловых письмах:
Wir beziehen uns auf Ihr Schreiben vom [Datum]. — Мы ссылаемся на ваше письмо от [дата].
Mit Bezug auf unser Telefongespräch am [Datum]… — В продолжение нашего телефонного разговора от [дата]…
Vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum]. — Большое спасибо за ваш запрос от [дата].
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass… — Мы рады сообщить вам, что…
Hiermit bestätigen wir den Erhalt Ihrer Bestellung Nr. [Nummer]. — Настоящим подтверждаем получение вашего заказа № [номер].
Wir möchten Ihnen ein Angebot für [Produkt/Dienstleistung] unterbreiten. — Мы хотели бы сделать вам предложение на [продукт/услугу].
Bitte beachten Sie, dass… — Обратите внимание, что…
Zu Ihrer Information teilen wir Ihnen mit, dass… — Для вашего сведения сообщаем, что…
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. — Для получения дополнительной информации мы всегда к вашим услугам.
Wir freuen uns auf Ihre Antwort. — Мы будем рады вашему ответу.
Für eine baldige Antwort wären wir Ihnen dankbar. — Мы будем благодарны за скорейший ответ.
Wir hoffen auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit. — Мы надеемся на успешное сотрудничество.
После того, как основная часть письма закончена, следует заключительная часть — прощание (Schlussformel). Прощание — это финальный аккорд письма, который должен оставлять у получателя положительное впечатление. Прощание должно быть вежливым, кратким и соответствовать формальному тону письма.
Между основной частью и прощанием следует оставить одну пустую строку. Между прощанием и подписью должно быть три строки — это место для вашей подписи. После этого можно упомянуть возможные вложения (Anlagen).
Форма прощания обычно включает одну или две прощальные фразы, за которыми следует подпись отправителя. В зависимости от ситуации и степени формальности, можно использовать различные стандартные выражения. После стандартной фразы должно следовать ваше имя, должность, название компании. Все 3 пункта должны идти с новой строки.
Вот несколько примеров как закончить письмо на немецком:
Mit freundlichen Grüßen, — С наилучшими пожеланиями,
Freundliche Grüße, — Доброжелательные пожелания,
Mit besten Grüßen, — С наилучшими пожеланиями,
Viele Grüße, — С наилучшими пожеланиями, (менее формально, но все еще уместно в деловой переписке).
Herzliche Grüße, — С сердечными пожеланиями, (более неформально, но может быть уместно при хороших отношениях с получателем).
Изучение немецкого можно начинать с юного возраста. Курсы немецкого языка для детей созданы специально для деток, которые хотят выучить этот прекрасный язык! Вашего ребенка ждут интересные задания, разнообразные темы и нескучные домашние задания.
Мы составили для вас два примера деловых писем, чтобы вам было легче понимать их структуру и особенности оформления. Также мы приведем образец e-mail письма на немецком.
Beispiel IT Services GmbH
Hauptstraße 15
10178 Berlin
Telefon: +49 30 987654321
Fax: +49 30 987654322
E-Mail: kontakt@beispielit.de
Berlin, den 24. Juni 2024
Herr Peter Schmidt
TechFirma AG
Industriestraße 20
30175 Hannover
Angebot für unsere IT-Dienstleistungen
Sehr geehrter Herr Schmidt,
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 15. Juni 2024 bezüglich unserer IT-Dienstleistungen. Wir freuen uns, Ihnen das folgende Angebot unterbreiten zu können.
Wir bieten Ihnen umfassende IT-Lösungen, einschließlich Netzwerkadministration, Datensicherung und Sicherheitslösungen. Unsere Dienstleistungen umfassen auch regelmäßige Wartung und Support. Im Anhang finden Sie eine detaillierte Beschreibung unserer Dienstleistungen sowie die entsprechenden Preise.
Bitte beachten Sie, dass dieses Angebot bis zum 31. Juli 2024 gültig ist. Für weitere Informationen oder bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Johannes Becker
Geschäftsführer
Beispiel IT Services GmbH
Anlagen: Detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen, Preisliste
Перевод:
Beispiel IT Services GmbH
Главная улица 15
10178 Берлин
Телефон: +49 30 987654321
Факс: +49 30 987654322
Интернет: www.beispielit.de
Электронная почта: kontakt@beispielit.de
Берлин, 24 июня 2024 года
Господин Петер Шмидт
TechFirma AG
Индустриальная улица 20
30175 Ганновер
Предложение наших ИТ-услуг
Уважаемый господин Шмидт,
благодарим вас за запрос от 15 июня 2024 года относительно наших ИТ-услуг. Мы рады предложить вам следующее предложение.
Мы предлагаем вам комплексные ИТ-решения, включая администрирование сети, резервное копирование данных и решения по безопасности. Наши услуги также включают регулярное обслуживание и поддержку. В приложении вы найдете подробное описание наших услуг и соответствующие цены.
Обратите внимание, что это предложение действительно до 31 июля 2024 года. Для получения дополнительной информации или в случае возникновения вопросов мы всегда к вашим услугам.
Мы надеемся на успешное сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями,
Иоганн Беккер
Генеральный директор
Beispiel IT Services GmbH
Приложения: Подробное описание услуг, прайс-лист
Столкнулись с трудностями при самостоятельном изучении немецкого? Мы поможем вам! Наши прекрасные преподаватели создали авторские курсы немецкого языка, с помощью которых вы с легкостью освоите язык желаемого уровня. Предоставляем бесплатный пробный урок, на котором вы сможете найти своего преподавателя.
Здесь представлено письмо напоминание об оплате услуг:
Stadtwerke München GmbH
Emmy-Noether-Straße 2
80992 München
Telefon: +49 89 123456789
Fax: +49 89 123456780
Internet: www.swm.de
E-Mail: kundenservice@swm.de
München, den 24. Juni 2024
Herrn Thomas Meier
Musterstraße 10
80331 München
Zahlungserinnerung für Ihre Rechnung Nr. 2024-123456
Sehr geehrter Herr Meier,
leider haben wir festgestellt, dass die Zahlung für Ihre Rechnung Nr. 2024-123456 vom 15. Mai 2024, in Höhe von 150,00 €, bisher nicht bei uns eingegangen ist. Die Zahlungsfrist endete am 15. Juni 2024.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten 10 Tage auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Bitte beachten Sie, dass bei weiteren Verzögerungen Mahngebühren anfallen können.
Unsere Bankverbindung:
Stadtwerke München GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: SWMBDE77XXX
Bank: Münchener Bank
Falls Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Sollten Sie Fragen zu Ihrer Rechnung oder der Zahlung haben, stehen wir Ihnen unter der Telefonnummer +49 89 123456789 oder per E-Mail an kundenservice@swm.de gerne zur Verfügung.
Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und verbleiben
Mit freundlichen Grüßen,
Claudia Schneider
Leiterin Kundenservice
Stadtwerke München GmbH
Перевод:
Stadtwerke München GmbH
Улица Эмми-Нётер 2
80992 Мюнхен
Телефон: +49 89 123456789
Факс: +49 89 123456780
Интернет: www.swm.de
Электронная почта: kundenservice@swm.de
Мюнхен, 24 июня 2024 года
Господин Томас Майер
Улица Примерная 10
80331 Мюнхен
Напоминание об оплате вашего счета № 2024-123456
Уважаемый господин Майер,
к сожалению, мы обнаружили, что оплата вашего счета № 2024-123456 от 15 мая 2024 года на сумму 150,00 € до сих пор не поступила к нам. Срок оплаты истек 15 июня 2024 года.
Просим вас перевести указанную сумму на наш счет, указанный ниже, в течение следующих 10 дней. Обратите внимание, что при дальнейших задержках могут быть начислены штрафные санкции.
Наши банковские реквизиты:
Stadtwerke München GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: SWMBDE77XXX
Банк: Münchener Bank
Если вы уже произвели оплату, пожалуйста, проигнорируйте это письмо. Если у вас есть вопросы по вашему счету или оплате, мы всегда готовы помочь вам по телефону +49 89 123456789 или по электронной почте kundenservice@swm.de.
Благодарим вас за внимание и остаемся
С наилучшими пожеланиями,
Клаудия Шнайдер
Руководитель отдела обслуживания клиентов
Stadtwerke München GmbH
Электронные письма немного отличаются от бумажных:
Вот как будет выглядеть представленное выше письмо в формате e-mail:
Von: kundenservice@swm.de
An: thomas.meier@example.com
Betreff: Zahlungserinnerung für Ihre Rechnung Nr. 2024-123456
Sehr geehrter Herr Meier,
leider haben wir festgestellt, dass die Zahlung für Ihre Rechnung Nr. 2024-123456 vom 15. Mai 2024, in Höhe von 150,00 €, bisher nicht bei uns eingegangen ist. Die Zahlungsfrist endete am 15. Juni 2024.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb der nächsten 10 Tage auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Bitte beachten Sie, dass bei weiteren Verzögerungen Mahngebühren anfallen können.
Unsere Bankverbindung:
Stadtwerke München GmbH
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: SWMBDE77XXX
Bank: Münchener Bank
Falls Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos. Sollten Sie Fragen zu Ihrer Rechnung oder der Zahlung haben, stehen wir Ihnen unter der Telefonnummer +49 89 123456789 oder per E-Mail an kundenservice@swm.de gerne zur Verfügung.
Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und verbleiben
Mit freundlichen Grüßen,
Claudia Schneider
Leiterin Kundenservice
Stadtwerke München GmbH
Telefon: +49 89 123456789
E-Mail: kundenservice@swm.de
Internet: www.swm.de
В деловой переписке часто используются сокращения для упрощения и ускорения общения. Ниже представлена таблица наиболее распространенных сокращений, которые можно использовать в деловых письмах на немецком языке.
| Сокращение | Полная форма | Перевод на русский |
| z.Hd. | zu Händen | в руки |
| i.A. | im Auftrag | по поручению |
| i.V. | in Vertretung | в качестве представителя |
| u.A.w.g. | um Antwort wird gebeten | просьба ответить |
| z.Zt. | zur Zeit | в настоящее время |
| vorauss. | voraussichtlich | предположительно |
| ggf. | gegebenenfalls | в случае необходимости |
| bzw. | beziehungsweise | соответственно |
| inkl. | inklusive | включая |
| o.g. | oben genannt | вышеупомянутый |
| u.a. | unter anderem | среди прочего |
| bzgl. | bezüglich | относительно |
| d.h. | das heißt | то есть |
| usw. | und so weiter | и так далее |
| u.U. | unter Umständen | при определенных обстоятельствах |
| ppa. | per procura | по доверенности |
| Fa. | Firma | компания |
| MwSt. | Mehrwertsteuer | налог на добавленную стоимость |
| z.B. | zum Beispiel | например |
Написание делового письма, которое не только передает важную информацию, но и привлекает внимание получателя, требует внимания к деталям. Следующие советы помогут вам составить профессиональное и эффективное деловое письмо.
С самого начала письма важно четко указать его цель. Тема письма должна кратко отображать его содержание, а первые несколько предложений должны объяснять причину вашего обращения. Таким образом, получатель сразу поймет суть вашего послания.
Помните, что внимание вашего читателя ограничено. Излагайте свои мысли кратко и по существу. Уберите все ненужные детали и сосредоточьтесь на основных моментах.
Поставьте получателя в центр внимания. Прежде чем начать писать, подумайте, что важно для вашего адресата. Используйте «вы» вместо «мы», чтобы показать, что вы ориентированы на его интересы. Например, «Sie erhalten eine kostenlose Beratung» (Вы получите бесплатную консультацию) вместо «Wir bieten Ihnen eine kostenlose Beratung» (Мы предлагаем вам бесплатную консультацию).
Избегайте отрицательных формулировок. Вместо «Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern» (К сожалению, мы не можем доставить вам продукт) напишите «Wir werden uns bemühen, das gewünschte Produkt so schnell wie möglich zu liefern und informieren Sie, sobald es auf Lager ist» (Мы постараемся доставить желаемый вами продукт как можно скорее и сообщим вам, как только товар будет на складе). Позитивный тон делает ваше письмо более профессиональным и клиент-ориентированным.
Выберите современную форму прощания, которая отражает стиль вашей компании. Вместо обычного «Mit freundlichen Grüßen» можно использовать «Mit besten Grüßen» или что-то более оригинальное, соответствующее вашей сфере деятельности, например, «Mit sportlichen Grüßen» (Со спортивными приветствиями) для спортивных организаций.
В конце письма всегда указывайте, как с вами можно связаться для получения дополнительной информации или ответов на вопросы. Это демонстрирует вашу готовность к диалогу и повышает доверие к вам.
Используйте постскриптум для включения важной информации, на которую вы хотите обратить внимание. Это может быть актуальное предложение или ссылка на ваш веб-сайт. P.S. всегда привлекает внимание читателя.
Откажитесь от устаревших обращений и выражений, таких как Werte/r Frau/Herr или Hochachtungsvoll. Современные деловые письма требуют более актуальных и менее формальных формулировок.
В самом начале письма упомяните ключевую информацию или основные моменты. Это поможет удержать внимание получателя и сразу даст понять, что вы хотите донести.
Надеемся, что наша статья поможет вам в понимании и написании деловых писем, ведь это очень важно в немецком языке. А если вы хотите основательно взяться за изучение языка — онлайн курсы немецкого от школы Enline помогут вам в этом!
Деловые письма остаются важной частью коммуникации в Германии, особенно в формальных и профессиональных контекстах. Немецкая деловая культура ценит точность, ясность и структуру, поэтому письменные обращения, будь то в бумажном или электронном формате, часто предпочитаются для официальных переговоров и заключения соглашений.
